7 принципа за добро писане

Ефективната писмена работа в бизнеса се основава върху установени принципи, развивани в продължение на векове. Усвоявайки ги, вие ще подобрите множеството писмени задачи, с които се сблъсквате дневно.
Ще разгледам 7 принципа за успешна писмена работа:

1. Имайте ясна цел

Както в много други начинания и тук това е най-важният принцип, но и най-често пропусканият. Когато целта ви не е ясна и конкретна, вие няма как да планирате добре изложението си и така и не достигате желаната убедителност. Ето някой от най-често срещаните цели:

За да бъдат обяснени или потвърдени вече предприети действия

За да бъде предадена информация – в изследователски доклад или известяване на нова фирмена политика.

За да се повлияе на четящия да предприеме някакво действие

За да бъдат съобщени добри или лоши вести

За да бъде насочено някакво действие

Може да нахвърляте като чернова целта в началото на работата ви, за да ви напомня какво всъщност целите.

2. Бъдете съсредоточени върху аудиторията

От изключителна важност в бизнеса е съсредоточаването върху клиента. В крайна сметка той носи икономическата стойност, към която се стреми организацията. По същият начин е много важно да бъдете съсредоточени върху аудиторията, когато създавате писмени документи. Запитайте се дали читателите на труда ви познават материята, какво ниво на знания имат като цяло, какво е отношението им към документа, който подготвяте, какво количество техническа информация биха могли да „смелят”, има ли нужда от онагледяване или думите биха били достатъчни, каква полза биха имали те от четенето на материала, който им предоставяте.

3. Ключовото ви послание трябва да е изразено ясно

Ключовото послание е това, което искате читателите да запомнят. Добре е то да е най-много едно - две изречения в типичното бизнес комюнике. Ако не можете да го сведете до толкова, много вероятно е вие самите да не сте наясно с него. Ако искате да съвместите две послания в един документ или ги разделете логически в документа – по-важното в първата част и по-маловажното във втората или напишете два документа.

4. Придържайте се към темата

До каква степен посланието ви ще постигне целта си, се определя от това, колко силно е изразено то. Определено намалявате драстично силата на посланието, като се отклонявате от темата и въвличате читателя към странични и незначителни подробности. С други думи трябва да поддържате ясна връзка с ключовото послание.

5. Съблюдавайте икономията на думи.

В бизнеса и не само, един от най-ценните ресурси е времето. Да губите времето на четящия, използвайки излишни думи, е равносилно на престъпление. Точно за това, прочетете още веднъж текста си и се убедете, че няма излишни думи, фрази или пространствени обяснения. Не забравяйте че не сте ученик, който се опитва да постигне квотата от хиляда думи.

6. Употребявайте прости изречения.

Изречението е градивната единица на писмената кореспонденция. То може да бъде просто или сложно. Трябва да постигнете баланс между прости и сложни изречения. При всички положения, стремежа ви да покажете по-висока езикова култура, не означава че трябва да използвате изречения с тридесет и повече думи. Простите изречения се възприемат бързо и създават впечатление за яснота. Също така те не затормозяват читателя в проумяването на смисъла на изречението.

7. Обмислете стратегията на изложението.

Как точно ще постигнете целта, която сте си поставили? Помислете върху това от кого би трябвало да идва комуникацията – от вас, от колектива или от вашият началник? Преценете дали сте съобразили времево документа. Ако е твърде рано читателите трудно биха могли да имат становище върху въпроса, а ако е твърде късно документът, който им изпращате може да се окаже излишен.
Преценете също така и формата, в който бихте искали да поднесете информацията – писмо, меморандум или имейл? Дали една вербална презентация няма да постигне същия или дори по-добър ефект?

Спазвайки тези принципи ще подобрите писмената си кореспонденция, което от своя страна може да подобри бизнеса ви.