Организиране на времето част ІІ

  Тук ще продължа разсъжденията от предишната част, като навляза в някои детайли. Първото нещо е да обясня защо всъщност поставяме толкова бумащина в живота си, сякаш няма друга, с която да се занимаваме и от къде на къде това ще ни достави удоволствие.

  Спомняте ли си какво си говорихме досега – човек е толкова щастлив, колкото може да управлява собствения си живот. Когато отивате на работа или където и да е било, имате множество задачи, които да свършите. Все пак ценностите са важни, но има и спешни задачи, а те също трябва да бъдат свършени. Не си спомням къде бях прочел максимата: „Книгите не звънят”. Книгите са важна, но не и спешна задача. Ето защо, затрупани от спешните, забравяме важните задачи  и в крайна сметка се чувстваме притиснати, защото именно това, което най-вече е нужно да се направи, не е направено. Точно поради тази причина планирането на деня е важно. Ако планирате задачите си за деня, вие поставяте там и важните и спешните задачи, така че да свършите и двата вида.

   Съвета ми е, когато правите такъв план да зачерквате свършеното. Освен ориентировъчен, това има и психологичен ефект – „Ето и това е готово! Супер!”. В един момент може да се усетите, че записвате ненадейно изникнала и приключила задача, само за да я задраскате след това. За да използвате максимума на тази система, определете приоритет на задачите си. Да кажем днес имате да напишете важен меморандум, трябва да се обадите на приятеля си, за да излезете за малко на кафе и да се обадите на клиент. Очевидно меморандумът е най-важен и заслужава приоритет „А”, клиентът може да бъде „В”, но ако срещата с приятеля ви ще е важна, може и тя да бъде „В”. Да кажем „да изхвърля боклука вкъщи” ще е задача с приоритет „С”.

  Тази логика може да бъде приложена не само върху ежедневния ви план със задачи. Приложете я и върху документите си. Подредете бюрото си, като разпределите важните, относително важните и маловажните документи. Последните могат в много случай да отпътуват и към кошчето за боклук. Когато свикнете, ще забележите че задачите от тип С, се свършват сякаш сами, но дори и да не се довършат, това не ви притеснява ни най-малко, защото ще ги направите друг път – те са най-маловажни.

  Няма особено значение кога планирате деня си – в края на предишния или рано сутринта. Важно е единствено да го правите в уединение и спокойствие. Намерете място, където никой няма да ви притеснява и съсредоточете над бележника. От тези 10-15 минути зависи целят ви ден. Погрижете се да съставяте така плана си, че да може да изпълните всички задачи. Оставете и малко време резерв, ако нещо изникне ненадейно. Планирайте също така кое може да се обърка – това също е ключова съставка за това, какво ще постигнете. Колкото повече неща оставите да минават между пръстите ви, без да ги планирате, толкова повече се оставяте обстоятелствата да движат живота ви на където си искат.

  Финално за тази част(ще има и още), ще ви кажа и най-същественото, за да проработи тази система – трябва да спазвате плана, който сте си начертали. В противен случай се случва следното: понеже меморандумът, който трябва да напишете е трудоемка и сложна задача, преминавате на обаждането на клиента. Той обаче ще има вероятно въпроси и забележки, за които не сте подготвени, така че вдигате телефона и се обаждате на приятеля си да пиете кафе довечера, след което отивате да изхвърлите коша за боклук. Познайте какъв ще е резултата в края на деня: всички маловажни задачи ще са свършени, а това, което всъщност е важното и понякога спешно, ще е на заден план, докато не се превърне или в неразрешим или в костваш много нерви проблем. Как ще се чувствате в този случай?

Автор: Венелин Рангелов Източник: http://www.eadvise.info